Per anni ho usato Gmail personale per lavoro e ora devo trasferire i contatti su un dominio nuovo

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Ho una piccola attività e per anni ho gestito tutto dalla mia casella Gmail personale. Ci sono clienti, fornitori, preventivi, ordinativi, tutto lì dentro, mescolato alle mail private. Ora sto aprendo un dominio mio e vorrei ricostruire la lista dei contatti di lavoro da zero, ma senza portarmi dietro amici, parenti e newsletter a cui sono iscritto da dieci anni. Il problema è che non ho mai tenuto una lista separata: quando mi serviva un contatto lo cercavo nella posta, e chi non mi scriveva da mesi semplicemente spariva dalla memoria. Come si fa a distinguere il lavoro dal resto senza rileggere migliaia di mail?

 

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Senza rileggere niente, usando un programma che filtri al posto tuo. Io ho fatto la stessa operazione con l'Estrattore di email dalle caselle di posta di LetsExtract, che si collega direttamente al server via IMAP senza che tu debba esportare nulla prima. Il punto che risolve il tuo problema è la possibilità di scegliere un singolo folder invece di tutta la casella: se per anni hai archiviato le mail di lavoro in una etichetta o in un folder a parte, anche solo in parte, quel folder è il tuo punto di partenza. Anche se non l'hai fatto, puoi partire da un folder come "Inviata" e leggere gli indirizzi dei destinatari, che sono quasi tutti contatti di lavoro. I duplicati vengono rimossi automaticamente, quindi il fornitore che ti ha scritto cinquanta volte compare una volta sola, e prima di esportare puoi filtrare per dominio per mandare via i grandi provider dove stanno amici e newsletter. Il risultato lo esporti in CSV o Excel e a quel punto hai una lista da cui partire.

 

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L'idea di partire dal folder delle mail inviate non mi era venuta e in effetti ha senso, perché è lì che stanno i destinatari con cui ho davvero lavorato. Due cose però vorrei chiarire prima di collegare l'account. La prima: io ho l'autenticazione a due fattori su Google e da un paio d'anni non uso più la password normale per i programmi esterni, ma una password per le app. Funziona lo stesso con questo tipo di strumento o serve per forza la password principale? La seconda: quando dico al programma di leggere il folder Inviata, lui estrae gli indirizzi dei destinatari e basta, oppure prende anche tutto quello che trova nel corpo del messaggio, comprese le firme con i dati degli altri? Perché nelle firme spesso ci sono indirizzi di colleghi e intermediari che non voglio nella lista.